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企業の成長に伴い、オフィス内のチームが増えると、備品や資料の管理が複雑になります。営業部、マーケティング部、IT部門など、それぞれのチームが独自の備品を保管するため、オフィス内の収納スペースが不足しがちです。そこで、トランクルームをチーム間で共同利用することで、スペースの有効活用と業務の効率化を同時に実現することが可能になります。今回は、複数のチームでトランクルームを共有する際のポイントやメリットについて解説します。

まず、トランクルームをチーム間でシェアする際には、**「保管ルールの明確化」**が重要です。各チームがバラバラに収納すると、どこに何があるのか分からなくなり、必要なものを取り出すのに手間がかかってしまいます。そこで、収納スペースをエリアごとに分ける、棚やボックスを利用して整理する、使用するアイテムごとにラベルを貼るなどのルールを決めることで、効率的に管理できます。例えば、営業チームはノベルティグッズやカタログを、マーケティングチームはイベント用品やプロモーション用ツールを、IT部門は予備のパソコンや周辺機器をそれぞれのエリアに分けて収納すると、管理がスムーズになります。

また、トランクルームをシェアすることで、オフィス内の無駄な備品を減らすことができます。たとえば、同じ種類の備品を各チームが個別に保管している場合、一部を共用することで収納スペースを削減できます。コピー用紙やバナー、イベント用ディスプレイなど、使用頻度は低いものの一定期間保管が必要なアイテムは、トランクルームにまとめて収納し、必要な時に取り出せるようにしておくと便利です。

さらに、チーム間での備品共有を促進することで、コスト削減につながるというメリットもあります。例えば、展示会やプロモーションイベントで使用する什器や装飾品は、異なるチームでも同じものを利用できるケースがあります。それぞれが別々に購入するのではなく、トランクルームで共有すれば、コストを抑えながら資源を有効活用できます。こうした仕組みを取り入れることで、オフィスの整理整頓だけでなく、経費削減の効果も期待できます。

トランクルームを共同利用する際には、利用状況を管理するシステムを導入することも有効です。例えば、Googleスプレッドシートや在庫管理アプリを活用し、どのチームがどのアイテムを使用しているのかをリアルタイムで記録しておくと、無駄な重複や取り出し時の混乱を防ぐことができます。さらに、定期的に備品の整理日を設け、不要になったものを処分するルールを設定すると、トランクルームのスペースを有効に使い続けることができます。

また、トランクルームを選ぶ際には、アクセスの良さやセキュリティ対策を考慮することが大切です。オフィスから近い場所にあるトランクルームを選べば、必要な時にすぐに取り出せるため、業務の流れを妨げることなく活用できます。また、貴重品や機密書類を保管する場合は、防犯カメラや入退室管理システムが整った施設を選ぶことで、安心して利用できます。

オフィスの収納スペースは限られているため、複数のチームでトランクルームを共有することで、より効率的に備品を管理できます。収納スペースを合理的に使い、必要なものをスムーズに取り出せる仕組みを作ることで、業務効率も向上します。さらに、オフィスのレイアウト変更や拠点拡大を検討する際には、「OFFICE NOW」などのオフィス賃貸ポータルサイトを活用し、最適な物件を見つけるのも良い選択肢です。